Symptomen

  • Het moet mogelijk zijn snel standaardgegevens aan een document toe te voegen, zoals een productnaam.
  • Formulieren met formuliervelden of macro’s zijn geen goede optie.

Remedie

  1. Klik in Word 2007/2010 in de tab Start, groep Alinea op de knop Alles weergeven om de alineamarkeringen en andere opmaaksymbolen weer te geven.
  2. Zet de tekstcursor in een lege alinea.
  3. Zorg dat de stijl Standaard gebruikt wordt (kijk in de lijst Stijlen van het tabblad Start).
  4. Typ een lijst met productnamen onder elkaar.
  5. Selecteer de gehele lijst.
  6. Maak voor de lijst een nieuwe stijl: Kies in het tabblad Start in de groep Stijlen op de pijlknop naar beneden en kies Selectie als nieuwe snelle stijl opslaan. Voer dan de naam Producten in en klik op OK.

  1. Selecteer nu steeds een productnaam, maar let erop niet de alineamarkering mee te selecteren. Gebruik bijvoorbeeld de [Shift] toets in combinatie met de pijltoetsen. Druk dan op [Alt+F3] om een nieuwe bouwsteen te maken en kies OK. Herhaal dit voor de hele lijst.

  1. Verwijder de lijst met producten en let erop dat de stijl Standaard weer gebruikt wordt, of pas deze toe.
  2. Druk op [Ctrl]+[F9] om een lege veldcode in te voegen: { }.
  3. Voer het volgende in tussen de haakjes:
    { AutoTextList “product” \s “Product” \t “Rechtsklik voor producten” }
  4. Zorg dat de cursor nog in de veldcode staat en druk op [F9] om het veld bij te werken. Als het goed is verdwijnt de veldcode en verschijnt het standaard woord “product”.
  5. Selecteer het grijs gekleurde veld en let erop niet de alineamarkering mee te nemen.
  6. Druk op [Alt]+[F3] en klik op OK.

Een product invoegen in een document:

  1. Plaats de cursor daar waar de lijst moet verschijnen.
  2. Begin met het typen van het woord “product’. Word zou dit woord moeten aanvullen en een melding op het scherm tonen. Druk in dat geval op [Enter] of [Tab] om het woord, of eigenlijk de veldcode, te plaatsen.

  1. Wijs naar de veldcode en rechtsklik erop. Uw lijst met productnamen verschijnt.
  2. Klik met de muis op het gewenste product. De naam wordt ingevoegd in het veld waar eerst “product” stond.

Verdieping

Deze oplossing maakt gebruik van AutoTekst-items. AutoTekst is herbruikbare inhoud die u kunt opslaan en steeds opnieuw kunt gebruiken. In Word 2007 en latere versies worden AutoTekst-items ook wel Bouwstenen genoemd. Om de zaak nog verwarrender te maken zijn zij te vinden onder een knop die Snelonderdelen heet (Tabblad Invoegen, groep Tekst).

Het idee van AutoTekst-items is dat u bijvoorbeeld veelgebruikte teksten onder een afkorting kunt opslaan. De tekst “Met vriendelijke groet” kan worden opgeslagen onder de AutoTekst naam “mvgr”. Telkens wanneer u “mvgr” begint te typen zal een melding verschijnen met de volledige AutoTekst. Door op [Enter] of [Tab] te drukken wordt de volledige tekst ingevoegd in het document.

In dit geval wordt een speciale Word veldcode in het document geplaatst:

{ AutoTextList “product” \s “Product” \t “Rechtsklik voor producten” }.

AutoTextList is de veldcode, deze vertelt Word dat een lijst gemaakt moet worden.

“product” is de standaardwaarde van het veld, ofwel de tekst die in eerste instantie in het document komt te staan.

\s “Product” is de naam van de stijl waarmee de productnamen eerder zijn opgeslagen.

\t “Rechtsklik voor product” is een aanwijzing voor de gebruiker die verschijnt wanneer de muisaanwijzer over het veld (met de tekst “product”) wordt gehouden.

Het geheim van de truc is dat u eerst alle productnamen moet opslaan met een bepaalde, zelf te definiĆ«ren opmaakstijl. Daartoe selecteerde u eerst alle producten in een lijst en maakte u een stijl met de naam “Product”. Vervolgens selecteerde u elk product, zonder de alineamarkering, en maakte u er een AutoTekst-item ofwel een bouwsteen van. Op deze wijze worden alle productnamen opgeslagen in Word, zodat ze later – op deze computer – beschikbaar zijn.

Tot slot wordt een Word veld gebruikt om het systeem te laten weten welk woord aanvankelijk moet worden ingevoerd en aan welke stijl de lijst met producten gekoppeld is.

Overige versies

Deze truc werkt in oudere Word versies net zo goed. Alleen het maken van de stijl werkt iets anders. Stijlen heten in Word versies voor 2007 opmaakprofielen. Zij zijn te vinden in het menu Opmaak.

Tips

  • Gebruik [Alt]+[F9] om veldcodes zichtbaar of onzichtbaar te maken.

Zie ook

AutoTekst-fragmenten invoegen.
Formulieren in Word.