Symptomen

  • De gebruiker wil de lezer van zijn elektronische documenten hulpmiddelen bieden bij het bladeren.

Remedie

  • Maak van de items in de inhoudsopgave hyperlinks waarmee de lezer direct naar het betreffende hoofdstuk (of paragraaf) kan springen.
  • Gebruik de leesindeling in het volledige scherm, indien mogelijk met Paginaminiaturen. Deze schermweergave zult u echter wel moeten suggereren aan de lezers, bijvoorbeeld door een opmerking bovenin het document te plaatsen, want deze weergave instelling wordt niet met het document opgeslagen.
  • Maak van het document een PDF bestand. Dit is ook een elektronisch document en heeft standaard al de beschikking over paginaminiaturen.

Verdieping

Inhoudsopgave

Vooral in grote documenten is een inhoudsopgave dan handig, zeker als u die ook nog eens als extra bladermogelijkheid aan de lezer kunt aanbieden. Dat werkt in Word als volgt.

  1. Voorzie alle hoofdstuktitels en paragraafkoppen van de gewenste stijlen (via menu Opmaak, de knoppen op de Opmaakwerkbalk of vanaf versie 2007 via tab Start, groep Stijlen): gebruik opmaakprofielen als Kop1, Kop2, et cetera.
  2. Bepaal de plaats in uw document waar de inhoudsopgave moet komen – liefst voorin, dat is wel zo handig voor uw lezer.
  3. Genereer nu automatisch een inhoudsopgave: via menu Invoegen, Verwijzing, Index en inhoudsopgave, tabblad Inhoudsopgave (vanaf 2007 via tab Verwijzingen, groep Inhoudsopgave).
  4. Vink – indien nodig – in het venster aan dat u hyperlinks wilt gebruiken in de inhoudsopgave.
  5. Klik op OK.

Door deze instelling zal de lezer in het elektronische document op de items van de inhoudsopgave kunnen klikken en zo direct naar de bijbehorende kop in de tekst springen. Let op: om in een Word-document een link te volgen, moet wel de [Ctrl]-toets ingedrukt worden (maar die melding verschijnt vanzelf als de lezer de link aanwijst).

Leesindeling

Om de lezer van uw elektronische document te wijzen op de mogelijkheid dat in de leesweergave te doen (in te stellen via menu/tab Beeld), kunt u een opmerking in het document plaatsen (menu Invoegen, Controleren of tab Controleren). Eventueel zou u de leesweergave kunnen forceren met behulp van een zelf startende macro bij openen van het document, maar die inspanning weegt niet op tegen het resultaat. Als u de methode met behulp van de opmerking niet zo fraai vindt, kies dan voor de volgende methode.

PDF

Verspreid uw Word-documenten uiteindelijk in de vorm van PDF’s. Ook daar zijn hyperlinks in de inhoudsopgave aanwezig (en daar is een enkele muisklik op de link al voldoende). En in de meeste leesprogramma’s voor PDF’s zijn standaard allerlei navigatiehulpmiddelen aanwezig zoals paginaminiaturen, een overzicht van de structuur van het document, of iets dergelijks.

Het maakt overigens niet uit of u de PDF maakt met een extern programma of plug-in, via de optie Opslaan als PDF in Word versie 2007 of hoger, of via een PDF-printerdriver. De handige hyperlinks voor uw lezer worden automatisch uit Word overgenomen.

Zie ook

Navigatievenster