Symptomen

  • De gebruiker wil overal en altijd met zijn Office-bestanden kunnen werken en niet afhankelijk zijn van de pc of laptop op zijn werkplek.

Remedie

  • Gebruik de Office Web Apps. Hieronder een overzicht.

Verdieping

Met het verschijnen van Office 2010 is Microsoft ook in ‘the cloud’ verschenen. Oftewel: online werken met Office-toepassingen zonder er op uw werkplek ook maar één programma voor geïnstalleerd te hebben. Het verschijnsel wordt steeds populairder, vooral bij mobiele werknemers en thuiswerkers. Belangrijke software- en internetpartijen zoals Microsoft of Google doen hun uiterste best om zo compleet mogelijke producten als SaaS (‘Software-as-a-Service’) beschikbaar te stellen.

Op het moment van schrijven (begin 2011) zijn er vier kantoorwebapplicaties gelanceerd: Word, Excel, PowerPoint en OneNote. U kunt daarmee online werken aan uw bestanden zonder dat op de pc of laptop Office hoeft te zijn geïnstalleerd. Voorlopig moet u nog wel een licentie van Office 2010 hebben om van de webapplicaties gebruik te kunnen maken. Als u gebruiker bent van de nieuwe Officebundel en u heeft al eens contact gemaakt met Windows Live om bijvoorbeeld bestanden via SkyDrive online op te slaan, dan ‘weet’ Microsoft dat u een gelicenseerde gebruiker van 2010 bent en dan bent u gerechtigd om de webapplicaties te gebruiken.

Het is de bedoeling van Microsoft om de webapplicaties op termijn voor iedereen vrij toegankelijk te maken, maar dat is nu nog niet het geval. Voor zakelijke gebruikers zijn de Web Apps beschikbaar via Microsoft Online of via een eigen server in de organisatie. Consumenten kunnen er ‘gratis’ van gebruikmaken via Windows Live Skydrive, mits zij dus over een licentie van een van de edities van Office 2010 beschikken.

Aanmelden

Sowieso moet iedere gebruiker zich eerst aanmelden bij Microsoft Online of Windows Live met een loginnaam en wachtwoord, waardoor Microsoft u als digitale wereldburger kent. Zodra u bijvoorbeeld contact maakt met SkyDrive, vraagt Microsoft u direct om uw ID. Als u die niet heeft, meld u daar dan direct aan.

In de figuur hierboven ziet u de logo’s van de vier beschikbare webapplicaties, met eronder een advertentie en een MSN Video over een ‘hot’ onderwerp. Deze manier van aanbieden heeft Microsoft ondertussen stevig omarmd, en als de plannen werkelijkheid worden om iedereen gratis de webapps te laten gebruiken, zult u wel veel meer advertenties voorbij zien komen. Of het nu toeval is of niet, we hebben heel vaak advertenties uit de dating- of chattinghoek op de pagina zien verschijnen – wat heeft Microsoft daarmee? – maar gelukkig mag u de advertentie ook wegklikken (met de link eronder). Dat moet u overigens dan wel elke keer doen als u deze webpagina ophaalt of ververst.

De webapplicaties van Microsoft bevatten aanmerkelijk minder mogelijkheden dan de volledige versies van de op uw pc geïnstalleerde programma’s. We gaan hieronder kort in op de webapplicaties en de werkwijze. Probeer een en ander natuurlijk even uit.

Word

Eenmaal online kunt u direct op uw digitale opslaglocatie beginnen met een document door op het pictogram van Word te klikken. Dat document moet u eerst een naam geven (zie figuur 2, wij kozen de naam Webdocument.docx). Vervolgens verschijnt de webinterface van Word 2010.

De overeenkomst met het programma Word 2010 op uw pc is treffend. De webapplicaties zijn geheel in de Office 2010-stijl ontworpen, dus met menu Bestand als een soort online Backstage aan de linkerkant van een lint met opties en knoppen. Maar er zijn aanmerkelijk minder tabs in het lint: alleen Start, Invoegen en Weergave. U moet die natuurlijk wel even doornemen en de (on)mogelijkheden bestuderen. Vooral de twee tabs rechts van Start vallen qua inhoud nogal tegen – die opties had Microsoft wat ons betreft best aan de tab Start mogen toevoegen in twee groepen. Dat had een boel klikken overbodig gemaakt!

Zelfs een verkleinde werkbalk Snelle toegang ontbreekt niet (boven tab Bestand), maar die is niet zoals in de pc-software uitbreidbaar of aanpasbaar.

U begrijpt ondertussen wel hoe u in het werkvenster een fraai Worddocument kunt typen, opmaken en eventueel voorzien van illustraties. Ga er even mee aan de slag: een mooie test om te zien wat er allemaal wel en niet mogelijk is in de webapplicatie van Word.

Opvallend aan de rechterkant van de tab Start bevindt zich de knop Openen in Word. Daarmee kunt u het document in het huidige werkvenster doorgeven aan het Wordprogramma dat is geïnstalleerd op de pc of laptop waar u achter zit. Daarna heeft u natuurlijk veel meer mogelijkheden voor bewerking van het document ter beschikking. Volgens Microsoft moet u minstens over Word versie 2003 (een Mac-versie mag ook) beschikken om aan het webdocument verder te kunnen werken, maar ons inziens zult u in die versie dan toch ook moeten beschikken over de hulpmiddelen om het .docx formaat van Office 2007/2010 te kunnen lezen.

Overigens exporteert Online Word het bestand – nadat u het eerst heeft moeten opslaan – met een beveiliging. Die moet u handmatig uitschakelen zodra het document uiteindelijk in uw pc-programma is aanbeland, alvorens de inhoud te kunnen bewerken.

Andersom werkt dat natuurlijk ook: u maakt een document op uw werkplek in Office 2010, en uploadt dat vervolgens naar uw online opslaglocatie. Zo kunt u dat document ergens anders – bijvoorbeeld bij een klant, op een beurs, in uw hotel, en dergelijke – weer ophalen en eventueel verder bewerken. Bij de installatie van Office 2010 op uw pc installeert Microsoft zelfs een speciale uploadtool (‘Microsoft Office Upload Center’) in het systeemvak van de Taakbalk.

Wanneer u een document in de online tekstverwerker sluit, keert u terug in uw online opslagmap. In ons geval was dat SkyDrive, van waaruit we met het nieuwe document waren begonnen. Mochten daar dan niet opnieuw ook de knoppen van de webapplicaties zijn verschenen: klik dan op de hyperlink Office boven in het venster.

In de lijst kunt u een bestand openen, direct in de browser of in de offline-applicatie. In de webapplicatie ontbreekt een optie Openen, dat doet u vanuit de lijst. Een lokaal bestand moet u dan ook eerst uploaden naar uw online opslagmap zodat u het daar vanuit de lijst kunt openen.

Excel

Met webapplicatie Excel 2010 is het al niet veel anders gesteld dan met online Word: de mogelijkheden zijn beperkter, de vormgeving is in stijl (alleen heet de tab Start nu opeens Startpagina), de werkwijze is vergelijkbaar, en de uitwisseling tussen online en offline versies van bestanden werkt hetzelfde.

Opvallend verschil met de pc-versie van Excel: het nagenoeg volledig ontbreken van de mogelijkheden en hulpmiddelen om functies in te voegen in formules. Het kan wel: als u weet welke functie u nodig heeft, kunt u die gewoon intypen, en tijdens dat getyp verschijnen de functies wel als hint bij de cel waar u invoert. Aanwijzen van cellen en bereiken tijdens het ontwerpen van formules mag gelukkig ook. Op die manier is de afwezigheid van de functietools nog enigszins draaglijk.

Ook de eigenschappen van de cel(len), bijvoorbeeld met betrekking tot de opmaak of notatie, zijn maar beperkt aanwezig en instelbaar.

Dat de mogelijkheden voor grafieken ook heel wat bescheidener zijn dan in de offline-versie, is nog wel begrijpelijk, maar dat er verder nauwelijks iets is te kiezen op tab Invoegen, is wel heel beperkt.

De tabbladen onderin het werkvenster verraden dat u met meerdere werkbladen in een online werkmap kunt werken, maar de mogelijkheid om in een nieuw bestand nieuwe bladen toe te voegen, ontbreekt.

Bestaande werkmappen met modellen die meer werkbladen bevatten zijn zonder meer op te halen en eventueel verder te bewerken. Zie bijvoorbeeld de vijf tabs onderaan in figuur 3 waar we een wat complexer bestand hebben geüpload en geopend in online Excel. Daar ziet u trouwens ook dat de webapplicatie sparklines met trends kan weergeven in de cellen. Maar de bewerkmogelijkheden ontbreken natuurlijk…

PowerPoint

Zodra u met een nieuwe presentatie begint in online PowerPoint 2010, vraagt het programma u om eerst een thema te kiezen voor uw maaksel. De logica hierachter wordt duidelijk als uw nieuwe document in beeld is verschenen: opmaakmiddelen voor de dia’s, de thema’s en de achtergrondinstellingen zijn in de webapplicatie niet of nauwelijks aanwezig.

Ook in de webvariant begint u met een titeldia en kunt u steeds nieuwe dia’s toevoegen met een bepaalde indeling, bijvoorbeeld Titel en object of Vergelijking. Of u op een dia een object zoals een illustratie kunt plaatsen is wel van uw keuze van de indeling afhankelijk. Maakt u een SmartArt-object op een dia, dan verschijnt in de webapplicatie een tab met hulpmiddelen, vergelijkbaar met die in de offlineversie van PowerPoint. Maar wel met minder mogelijkheden…

In het navigatievenster van online PowerPoint bevinden zich wel de miniaturen om door uw presentatie te bladeren, maar de overzichtstab ontbreekt daar. U zult dus ook alle inhoudelijke wijzigingen direct in de dia moeten regelen!

Het zal u ondertussen niet verbazen dat u niet de beschikking heeft over de weergave Diasorteerder, en dat geavanceerde opties als Effecten en Overgangen, Timing, Commentaar en dergelijke niet aanwezig zijn in de webapplicatie. Maar uw notities kunt u in ieder geval wel kwijt in het vak dat u activeert op de tab Weergave.

Een diavoorstelling online starten betekent dat Microsoft dit over een beveiligde verbinding (https://) via officeapps.live.com regelt, maar behalve dat u misschien de popupblokkering even moet uitschakelen, hoeft u daar verder niets voor te doen. Zo hoeft u dus voortaan niet meer een presentatie op een usb-stick mee te nemen naar uw relatie, of naar een beurs, congres of managementmeeting. Tenminste, als daar internetverbinding is – niet alle hutten op de hei vallen onder de landelijke dekking – anders is de usb-oplossing zo gek nog niet!

OneNote

Als u op uw pc of laptop al met het notitieprogramma OneNote werkt en daar tevreden over bent, zult u de komst van de onlinevariant alleen maar kunnen toejuichen. Het programma is handig als u regelmatig ideeën, hyperlinks, krabbels, plaatjes, en dergelijke tegenkomt die u bij elkaar wilt houden of verzamelen zonder nu direct aan te moeten geven in welk bestand of op welke locatie u dat zou willen doen. Een soort notitieblok dus.

De webvariant heeft natuurlijk als belangrijkste toevoeging op de offline applicatie: uw notities zijn nu via het web overal en altijd beschikbaar en bewerkbaar.

Kent u het programma niet of niet goed? Neem vooral de informatie in Help zoals ‘Wat is nieuw’ of ‘Aan de slag’ eens goed door en laat de meegeleverde demo’s u overtuigen van het nut of de bruikbaarheid van het programma in uw situatie of organisatie. Wij gaan hier niet nader op dit Officeprogramma in.

Delen en samenwerken

Het online werken met deze programma’s geeft ook allerlei mogelijkheden voor het delen van bestanden en voor samenwerking met collega’s aan documenten, rekenmodellen of presentaties. Daartoe staat achter de naam van een bestand in de online lijst de optie Delen (wijs het bestand aan als die optie er niet direct is verschenen). Via de optie kunt u een link ophalen naar het bestand en die naar de betrokkene(n) versturen. Ook mag u de machtigingen voor het bestand instellen of aanpassen.

Via de optie Meer (zie figuur 4) achter een webbestand zijn ook bijvoorbeeld de Eigenschappen (met daarin een beschrijving van het bestand) of Versiegeschiedenis beschikbaar, opties die voor delen of samenwerken erg nuttig kunnen zijn. Maar u vindt er ook de belangrijke optie Downloaden. Dat is natuurlijk wel een actie waarmee u in een samenwerkingsverband heel voorzichtig moet zijn!

Andere versies

Ook de bestanden van de oudere Officeversies zijn met de webapplicaties te bekijken en te bewerken. Voor dat laatste moet u zo’n bestand dan wel opnieuw opslaan (als kopie) in de nieuwe bestandsindeling.