Het nieuwe bestandsformaat van Office

Symptomen

• De gebruiker wil bestanden uit Office 2010 of 2013 kunnen uitwisselen met gebruikers van Office 2007. Het bestandsformaat is gezien de extensies hetzelfde, maar er blijken toch kleine verschillen te zijn.
• Uitwisseling van documenten met eerdere versies van de Officebundel moet ook mogelijk zijn.

Remedie

• Sla voor gebruikers van Office 2007 de 2010-formaat bestanden op in Compatibiliteitsmodus (met 2007, dus wel met extensies die voor de standaardbestanden op een x eindigt).
• Bewaar voor gebruikers van oudere versies de bestanden op in 97-2003 compatibel bestandsformaat. Al zullen er ondertussen veel gebruikers van de oudere bundels zijn die een compatibiliteitsoptie hebben geïnstalleerd.

Verdieping

Microsoft heeft met de introductie van Office 2007 de bestandsformaten voor het eerst sinds Office 97 weer ingrijpend veranderd. De softwaregigant had tot deze ingrijpende wijziging van het bestandsformaat besloten om aan de internationale XML-standaard te voldoen. Maar ondertussen hebben al die ontwikkelingen nog niet geleid tot definitieve ondersteuning van de tot ISO-standaard verheven eigen OOXML-indeling (‘Office Open XML’, en XML is de afkorting van ‘eXtensible Markup Language’). Al ondersteunt Office 2010 de concurrerende ODF-standaard (‘Open Document Format’) intussen wel. Vandaar dat u tijdens de installatie van Office 2010 een vraag krijgt over die bestandsindelingen.

In Office 2010 en 2013 is het bestandsformaat niet wezenlijk anders dan in 2007, maar toch weer een beetje aangepast. Mocht u in uw organisatie geheel overschakelen naar de nieuwste versie, dan zult u er niet veel mee te maken krijgen, tenzij u met externen bestanden uitwisselt die zelf oudere versies van Office gebruiken. Want een bestand dat u met een programma uit Office 2007 of hoger heeft gemaakt, kan niet direct gelezen worden in de voorgaande versies van die programma’s.

In Office 2010 en 2013 is net als in versie 2007 achter de oorspronkelijke standaarduitgangen van de programmabestanden in veel gevallen een x is toegevoegd: bijvoorbeeld .docx voor Wordbestanden, .xlsx voor die van Excel, .pptx voor PowerPoint, et cetera.

Compatibiliteit

Mocht u de bestanden die u met programma’s van Office 2013, 2010 of 2007 maakt ook in eerdere versies willen gebruiken – bijvoorbeeld op andere systemen dan die op uw werkplek of bij uitwisseling met andere Officegebruikers waar eerdere versies zijn geïnstalleerd – dan kunt u die opslaan in de bestandsindeling van de vorige versies. Voor het werken in de nieuwere Office-programma’s maakt het uiteindelijk niet veel uit in welk formaat u opslaat. Met uitzondering dan van specifieke nieuwe functies – zoals de Vergelijkingseditor – die in een oudere bestandsindeling natuurlijk niet beschikbaar zijn.

Om een bestand in de oudere indeling op te slaan kiest u Opslaan als (in het tabblad Bestand of in 2007 via de Office-knop, of meteen via functietoets [F12] in het werkvenster), en selecteert u in vak Opslaan als onderin het venster Opslaan als de gewenste indeling, zoals in bijgaande figuur Word 97-2003-document (*.doc).

De bestandsuitgang van het compatibele Wordbestand wordt dan ‘gewoon’ .doc – dus zonder de toevoeging x – en de indeling staat toe dat u het in eerdere versies van Word kunt lezen en bewerken.

Merk op dat in de titelbalk van het aldus opgeslagen Wordbestand achter de naam de toevoeging ‘(Compatibiliteitsmodus)’ is verschenen. Die toevoeging vindt u niet bij alle Officeprogramma’s terug in de titelbalk, bijvoorbeeld Excel 2010 laat bij het oudere bestandsformaat wel de uitgang .xls zien in de titelbalk waaraan u de oude indeling kunt herkennen, maar vermeldt er niet ‘(Compatibiliteitsmodus)’ bij. Als u in zulke gevallen toch precies wilt weten welke indeling het bestand heeft, kunt u dat in het venster Opslaan als controleren.

Nu zou een aannemelijke gevolgtrekking zijn dat 2007 en 2010 op basis van de x-bestandsuitgang wel van hetzelfde formaat zouden zijn. Maar toch geeft Office 2010 bij het openen van een 2007-bestand ook aan dat het in compatibiliteitsmodus is geopend. De enige logische verklaring kan zijn dat u in het 2007-formaat niet beschikt over de allernieuwste functionaliteit van de nieuwere versie. Maar zo’n bestand wordt wel gewoon geopend in beide versies.

Afgeleide formaten

Iets dergelijks geldt ook voor de afgeleide bestandsformaten in Office zoals die voor sjablonen: in eerdere versies kregen die bijvoorbeeld in Word de uitgang .dot (document template) en u kunt ook in Office 2010 sjablonen in een uitwisselbare vorm bewaren via Opslaan als. Office 2010 (net als 2007 – zie ook aldaar) kent nog meer afgeleide bestandsformaten, in bijgaande tabel vindt u een korte samenvatting van de belangrijkste formaten met hun extensies voor Word, Excel en PowerPoint.

Wees voorzichtig met het ontwerpen van bijvoorbeeld sjablonen in Office 2010 die u vervolgens opslaat in compatibiliteitsmodus. Niet alleen hebben de sjablonen in het nieuwe formaat andere mogelijkheden die in het oude formaat niet werken, maar ook gedragen de nieuwe sjablonen zich anders met betrekking tot het uitvoeren van macro’s die in de sjablonen kunnen zijn opgenomen.

Andere formaten

Overigens zijn er nog meer formaten waarin u bestanden kunt bewaren, zoals HTML-indeling voor webgebruik, TXT of RTF voor uitwisseling met ‘platte’ tekstverwerkers als Kladblok, CSV (kommagescheiden tekstbestand in Excel), speciale databaseformaten als DIF (Data Interchange Format) voor gebruik in Excel, of speciale XML-indeling voor versies 2010, 2007 of 2003 van de programma’s.

En sinds Office 2007 is het ook mogelijk om in alle Officeprogramma’s een bestand in PDF- of XPS-formaat op te slaan. PDF (‘Portable Document Format’) is een standaard¬formaat voor een programma-onafhankelijke indeling, ontwikkeld door Adobe (te bekijken met bijvoorbeeld Adobe Reader), en XPS staat voor XML Paper Specification, een andere industriestandaard. Om een Officebestand als PDF of XPS op te slaan, moest u in Office 2007 eerst een invoegtoepassing (‘plug-in’) installeren, maar bij een latere update in versie 2007 werd deze optie automatisch ingevoegd. In Office 2010 is het standaard geïntegreerd. Deze opslagmogelijkheid verschijnt nu zodoende als optie in het venster Opslaan als.

Tips

Er zijn allerlei situaties waarin u nieuwe en oude indelingen door elkaar kunt tegenkomen:

• U werkt met Office 2007 of hoger en u krijgt bestanden in oud formaat aangeleverd van externen of van interne medewerkers die nog niet zijn overgeschakeld. Openen van deze bestanden is geen probleem (in Compatibiliteitsmodus dus), Opslaan als… converteert ze naar de nieuwe indeling.
• U werkt met een oudere versie en u krijgt van externe of interne partijen bestanden die zijn gemaakt met Office 2007, 2010 of 2013 programma’s. Die nieuwe bestanden kunt u in uw oude versie niet lezen. Gebruik dan bijvoorbeeld de bestandsconversietool FileFormatConverters van Microsoft (zie de website www.microsoft.com/downloads/). Daarmee is het mogelijk om Office 2007/2013-bestanden van Word, Excel en PowerPoint in Office 2000, Office 2002/XP en Office 2003 te openen en te bewerken, en ook om die op te slaan in het nieuwere Officebestandsformaat.
• U werkt met Office 2010/2013 en u levert bestanden aan externe dan wel interne partijen die met een oude versie werken. Tenzij ze al een conversietool hebben geïnstalleerd, zullen zij uw bestanden niet kunnen lezen. Om te voorkomen dat u hen met een probleem opzadelt, kunt u uw te versturen of te delen bestand in het oude formaat bewaren.
• U werkt met een oudere Officeversie en u moet bestanden aanleveren aan anderen die met Office 2010/2013 werken. Nu kunnen die anderen natuurlijk gewoon een bestand in het oude formaat inlezen, maar ook is het mogelijk om met de bovengenoemde conversietools een bestand op te slaan in het nieuwe formaat.

 Zie ook

Waarom andere Office-bestandsformaten?

Opslaan naar XPS of PDF.