Symptoom

  • De gebruiker krijgt een bestand aangeleverd dat is gemaakt in een oudere Office-versie. Die blijkt er na openen anders uit te zien dan in die eerdere versie.

Remedie

  • Laat het bestand weergeven zoals het oude programma dat deed (zie hieronder).

Verdieping

In nieuwe versies van programma’s kunnen altijd problemen optreden met bestanden die in vorige versies zijn gemaakt. Dat betreft meestal opmaakaspecten, hoewel ook geavanceerde functies uit vorige versies in de nieuwe programma’s andere invullingen kunnen hebben gekregen. In de regel lezen de nieuwe Officetoepassingen vorige versies vrij nauwkeurig in, ook al is met Office 2007 de bestandsindeling weer volledig op de schop gegaan.
Zijn er toch (weergave)problemen, dan kan met name Word 2007 het bestand weergeven alsof het is gemaakt in die vorige versie. Via de Office-knop, Opties voor Word, categorie Geavanceerd vindt u onderaan enkele compatibiliteitopties. Kies in 2010 en hoger Bestand, Opties, Geavanceerd.

U kunt er kiezen voor alle oudere Word-versies en soms zelfs WordPerfect-bestanden – eventueel die gemaakt zijn in DOS-versies (!). Die kunnen bijvoorbeeld uit een oude back-up komen die u om een of andere reden lange tijd heeft moeten bewaren…

Ook in Excel 2007 en hoger vindt u nog enkele mogelijkheden met betrekking tot het vroeger populaire Lotus, maar dat heeft eerder te maken met het gebruik van het programma dan met de weergave.

Andere versies

Andersom – dus het inlezen en bewerken van de nieuwe Office bestanden in oudere versies – is ook mogelijk. U kunt er bijvoorbeeld het Compatibiliteitspakket of File Converter Pack van Microsoft voor downloaden. Daarmee is het mogelijk om bestanden uit Office 2007 en hoger in Office 2000, Office 2002/XP en Office 2003 te openen en te bewerken, en ook om die op te slaan in het Office 2007 XML-bestandsformaat.

Tips

  • Alle bestanden uit de vorige Office-versies 97 tot en met 2003 worden in versie 2007, 2010 en 2013 sowieso geopend in Compatibiliteitsmodus (dat komt na openen ook in de titelbalk te staan), zodat alleen de functionaliteit van die oudere versies beschikbaar en op te slaan is. Kijk bijvoorbeeld in Word op de tab Invoegen dat een nieuwe functie als Vergelijking dan niet beschikbaar is. Als u toch nieuwe functies wilt gebruiken in het zo geopende bestand, zult u het eerst op moeten slaan in de nieuwe bestandsindeling (via Opslaan als).
  • Als u zeker weet dat een bestand dat u uitwisselt met anderen in een oudere versie zal worden geopend, sla zo’n bestand dan op in Compatibiliteitsmodus. Kies daartoe via Opslaan als bij bestandstype Opslaan als voor de 97-2003 indeling. Geldt ook voor afgeleide formaten zoals sjablonen, invoegtoepassingen, en dergelijke.